Prosedürler, şartnameler

Hemen her kurumsal firmada olduğu gibi otomobil üreticilerinin de prosedür ve şartnameleri vardır. Firmanın ürettiği ürün yani otomobil üstünde, isteyenin istediği gibi değişiklikler yapmaması için prosedürler kilit rolündedirler. Prosedürler, uzun yıllar boyunca karşılaşılan problemlerin sonucunda oluşturuldukları için firmanın bilgi birikimidirler. (Know-how). Daha önceden de bahsetmiştik Çinliler gidip Volvo’yu satın aldıklarında sadece fabrikayı binalarını değil aynı zamanda Volvo’nun uzun yıllar içinde biriktirdiği tecrübelerini de satın aldılar. Bu arada altını çizmek lazım, TÜBİTAK liderliğinde geliştirilen (!) “yerli otomobil” için SAAB 9-3 modelinin fikri mülkiyet haklarının satın alınmasıyla SAAB şirketinin tüm prosedürlerini de satın almadık maalesef.

Birlikte bir örnek parça seçelim ve ardındaki prosedürleri birlikte irdeleyelim.

Örnek parçamız, her motorda bulunan krank mili. Bildiğiniz üzere döküm ya da dövme çelikten üretilir. Üretilirken üzerine açılan yağlama deliklerinin yerleri ve çapları, yüzey kaliteleri hepsi birer bilgi birikimidir. Kim bilir seneler önce kaç tane motor yatak sardıktan sonra doğru açı bulunmuş ve “krank mili meslek ilkeleri” kitabına yazılmıştır. Bundan sonra yapılacak her yeni motor geliştirilmesinde bu şartname açılır ve yeni tasarımı yapacak kişiler o bilgileri kullanarak tasarımlarını yaparlar.

Sadece parça tasarımı ile sınırlı kalmaz, parçanın imalat aşamalarında da birçok kural ve prosedür geçmişten gelen tecrübelerle yazılmıştır. Hangi işleme ünitesinde hangi kesici aletlerin kullanılması gerektiği, makinanın hangi hızda dönerken kesicinin hangi açıyla kesme yapacağı prosedürün içinde yazar.

Üretimin kendini kontrol etmesinde yani kalite (Kalite kontrol eskide kaldı. Kalite artık kontrol yapmıyor.) değerlerinin takibinde de prosedürlere bakılır. Örneğin yüzey sertleştirme işleminden sonra her parçayı çok pahalı olduğu için kontrol edemeyiz. Peki, kaç parçada bir yüzey sertliği kontrol edilmelidir? Kalite prosedürüne bakılır, şu cins çelik için, elektrikle ısıtılan fırında yapılan sertleştirmelerde, 50 parçada bir kontrol edilmesi gerektiği yazmaktadır. Kontrol edilmezse ne olur? Hata yapılması durumunda, yüzey sertliği istenildiği gibi olmayan krank miliyle üretilmiş bir sürü motorunuz olur elinizde.

Hatalı üretilmiş krank milleriyle imal edilmiş birçok motorumuz var elimizde, ne yapmalıyız? Değerli okurlar, emin olun bunun bile bir prosedürü var.

Krank miliyle ilgili prosedürleri incelemeye devam ediyoruz. Yüzey sertliği için kullanılan fırının kullanma talimatından bahsedelim. İşlemden kaç saat önce ısıtılmaya başlanacak, istenilen sıcaklığa ulaştıktan sonra ne kadar süre sonra içine parça konulacak, krankları üstüne koyduğumuz taşıyıcıya parçalar ne şekilde koyulacak, fırının içinde ne kadar zaman kalacak fırının kullanma prosedüründe yazar.

Krank milinden devam ediyoruz, yüzey sertliğini ölçme sıklığından bahsetmiştik. Peki, elimizdeki ölçüm cihazımız doğru ölçüm yapıyor mu? Ölçüm yapan cihazın kalibrasyonunu ayarlamak için de ayrıca bir prosedürümüz var.

Bir otomobil fabrikasında o kadar çok prosedür ve şartname vardır ki, bunların güncel tutulması için çalışan insanlar vardır. Ve bu kişiler, zaman içinde prosedürlerde güncelleme yaparlar ve prosedürün uygulayıcısı olan birimlerden (örneğin krank milinde sertlik ölçümünü yapan birimin) görüşlerini sorgularlar ve gerekli kişilere dağıtım yapar. Prosedürün en arka sayfasında güncelleme tarihi ve ne yapıldığı yazar.

Eskiden dosya dolapları dolusu prosedür arşivleme sistemi günümüzde elektronik ortama aktarılmış durumda. Hatta şirket intranet ortamında arama motorlarıyla elektronik arama yapılabilir halde. Doğal olarak prosedürlere erişim kısıtlıdır. Her isteyen istediği bilgiye ulaşamaz.

Bazı firmalarda kilit insanlar vardır. O kişi her şeyi bilir. O kişi, giderse firma batar denilir. Günümüzün kurumsal firmalarında işi insana bırakmamak, Ahmet giderse yerine gelen Mehmet işi kolayca yapabilmesi için, prosedürler, şartnameler bir kurumsal şirketin olmazsa olmazlarıdır.

Dip not: Türk Dil Kurumu Prosedür için “işlem ya da yöntem” kelimelerinin kullanılmasını önermiş. Microsoft Word ise “izlek” demiş ancak hiçbiri tam olarak Fransızcadan dilimize girmiş olan prosedür kelimesinin karşılığı değil.

Dip not 2: Yazı boyunca toplam 18 kez prosedür kelimesini kullanmışım.